Việc đặt trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, trụ sở chính là địa điểm liên lạc chính thức của doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm địa chỉ cụ thể (số nhà, đường, phường, quận, tỉnh/thành phố), số điện thoại, số fax và email (nếu có). Việc thay đổi địa chỉ kinh doanh, dù là trong cùng quận/huyện, khác quận/huyện hay khác tỉnh/thành phố, đều đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện đúng các thủ tục pháp lý. Bài viết này của Pháp Lý Khởi Nghiệp sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ tục cần thiết khi thay đổi địa chỉ kinh doanh.
Thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh
Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Kinh Doanh Cùng Quận/Huyện
Việc thay đổi địa chỉ kinh doanh trong cùng quận/huyện thường đơn giản hơn so với việc thay đổi sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác. Dưới đây là các bước cần thực hiện:
Bước 1: Thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Đối với công ty TNHH một thành viên:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1) về việc thay đổi địa chỉ.
- Quyết định của Chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1) về việc thay đổi địa chỉ.
- Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thay đổi địa chỉ.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thay đổi địa chỉ.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
Nơi nộp hồ sơ và thời gian trả kết quả:
- Nơi nộp: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Thời gian trả kết quả: Khoảng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép kinh doanh mới với địa chỉ được cập nhật.
Nơi nộp và thời gian trả kết quả
Bước 2: Thông báo thay đổi địa chỉ cho Chi cục Thuế
Sau khi hoàn tất thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi địa chỉ cho Chi cục Thuế bằng cách nộp mẫu 08 – MST.
Xử lý hóa đơn:
- Trường hợp hóa đơn cũ chưa sử dụng hết và muốn tiếp tục sử dụng: Khắc dấu vuông địa chỉ mới lên hóa đơn và nộp mẫu TP04 qua mạng.
- Trường hợp hóa đơn cũ chưa sử dụng hết và không muốn tiếp tục sử dụng: Làm thông báo hủy hóa đơn và đặt in hóa đơn mới theo địa chỉ mới (kèm theo thông báo phát hành hóa đơn mới).
Lưu ý: Doanh nghiệp không được xuất hóa đơn trong quá trình làm thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế.
Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Kinh Doanh Khác Quận/Huyện
Thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh sang quận/huyện khác phức tạp hơn và yêu cầu thêm một số bước so với việc thay đổi trong cùng quận/huyện.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Bước 1: Hồ sơ thay đổi địa chỉ
Hồ sơ cần chuẩn bị tương tự như trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện, nhưng bổ sung thêm:
- Thông báo về việc sử dụng con dấu mới (vì con dấu cũ có địa chỉ quận/huyện cũ).
Nơi nộp hồ sơ và thời gian trả kết quả:
Tương tự như trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện.
Bước 2: Thủ tục chuyển quận/huyện tại cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển quận/huyện tại cả Chi cục Thuế quận/huyện cũ và quận/huyện mới.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ bên thuế
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Mẫu số 08-MST.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
- 02 bản sao Giấy phép kinh doanh mới (có thể yêu cầu công chứng tùy theo quy định của từng quận/huyện).
Nơi nộp: Nộp tại Chi cục Thuế quận/huyện cũ. Sau khi nhận được thông báo chuyển cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp mang thông báo này đến Chi cục Thuế quận/huyện mới để tiếp nhận quản lý.
Thời gian xử lý: Khoảng 10-15 ngày làm việc.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp không được xuất hóa đơn trong quá trình làm thủ tục chuyển quận/huyện.
- Cơ quan thuế quận/huyện cũ sẽ kiểm tra tình hình đóng thuế và nộp báo cáo của doanh nghiệp. Nếu có thiếu sót, doanh nghiệp cần hoàn thiện trước khi chuyển quận/huyện.
- Doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các quý gần nhất (nộp trực tuyến qua mạng bằng chữ ký số).
- Việc xử lý hóa đơn cũ thực hiện tương tự như trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện.
Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Kinh Doanh Khác Tỉnh/Thành Phố
Thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh sang tỉnh/thành phố khác phức tạp nhất, đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt thuế, quyết toán thuế tại tỉnh/thành phố cũ trước khi chuyển sang tỉnh/thành phố mới.
Bước 1: Chuyển thuế, chốt thuế và quyết toán thuế tại cơ quan thuế cũ
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST).
- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty về việc thay đổi địa chỉ.
- Biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền trong công ty về việc thay đổi địa chỉ.
- Bản sao Giấy phép kinh doanh.
- Mẫu 08 đăng ký thuế.
Bước 2: Thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chuyển đến
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1).
- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty về việc thay đổi địa chỉ.
- Biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền trong công ty về việc thay đổi địa chỉ.
- Bản sao Điều lệ công ty đã sửa đổi.
- Thông báo của Chi cục Thuế cũ về việc chuyển địa chỉ.
Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tại cơ quan thuế mới
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục Thuế cũ.
- Mẫu 08-MST có xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới.
- Bản sao Giấy phép kinh doanh mới.
Lưu ý chung khi thay đổi địa điểm kinh doanh
- Hóa đơn: Xử lý hóa đơn cũ tương tự như các trường hợp trên.
- Con dấu: Cần làm thủ tục thay đổi mẫu dấu tại cơ quan Công an.
Về Pháp Lý Khởi Nghiệp
Pháp Lý Khởi Nghiệp là trung tâm hỗ trợ kiến thức khởi nghiệp và chuyển đổi số, cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật kiến thức mới trong quá trình khởi nghiệp và kinh doanh. Website phaplykhoinghiep.vn cung cấp các bài viết chuyên sâu về pháp lý, thủ tục hành chính, chuyển đổi số và nhiều lĩnh vực khác liên quan đến khởi nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua hotline 0933 120 478, email [email protected] hoặc địa chỉ Số 22, Đường Trần Bình Trọng, Phường 3, Quận 5, TP Hồ Chí Minh để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trên con đường khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp.
