Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, việc quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho là vô cùng quan trọng. Một trong những công cụ chủ chốt giúp doanh nghiệp thực hiện điều này là thẻ kho. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm thẻ kho, vai trò của nó trong doanh nghiệp, cách lập thẻ kho cũng như một số mẫu thẻ kho theo quy định của Nhà nước.
Khái niệm thẻ kho là gì?
Thẻ kho là tài liệu quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho, đóng vai trò quan trọng trong quá trình nhập và xuất hàng. Nó được lập và duyệt bởi bộ phận kế toán hoặc quản lý kho. Chức năng chính của thẻ kho là ghi lại tất cả thông tin liên quan đến quy trình quản lý tồn kho, bao gồm số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, và số lượng tồn đọng tại một thời điểm cụ thể.
Mỗi thẻ kho không chỉ lưu trữ thông tin về số lượng mà còn ghi nhận nguồn gốc của hàng hóa, giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng. Dữ liệu trên thẻ kho sẽ được cập nhật định kỳ, thường là hàng ngày để đảm bảo thông tin là mới nhất và có thể phản ánh chính xác tình hình tồn kho thực tế.
Thẻ kho là gì?
Vai trò của thẻ kho đối với doanh nghiệp
Thẻ kho đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài sản và luồng hàng hóa của doanh nghiệp. Những lợi ích chính bao gồm:
- Tính toán doanh thu và lãi lỗ: Qua thẻ kho, kế toán doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các số liệu liên quan đến doanh thu và lãi lỗ tại từng thời điểm, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
- Đánh giá thực trạng kinh doanh: Thông qua các số liệu trên thẻ kho, doanh nghiệp có thể tổng hợp và đánh giá tình hình kinh doanh, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Tính toán giá trị tài sản: Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin từ thẻ kho để xác định giá trị tài sản và nguồn vốn của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính.
- Đối chiếu với tồn kho thực tế: Các số liệu ghi chép trong thẻ kho sẽ được so sánh với số lượng thực tế, từ đó giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời những sai lệch và điều chỉnh.
Dù có vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa, thẻ kho không phải là biểu mẫu bắt buộc theo quy định pháp luật. Một số doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa mà không cần đến thẻ kho nếu quy mô của kho hàng không lớn.
Vai trò của thẻ kho với doanh nghiệp
Ai là người lập thẻ kho?
Thẻ kho thường được lập bởi kế toán hoặc các nhân viên quản lý kho. Để đảm bảo tính chính xác và khoa học, người lập thẻ kho cần ghi chép cẩn thận mọi hoạt động nhập xuất hàng hóa. Các thông tin cần ghi chép bao gồm thời gian nhập xuất, số lượng hàng hóa, thông tin chi tiết sản phẩm như loại, mẫu mã, và vị trí lưu trữ.
Thẻ kho cũng có thể được phân loại theo từng bộ phận hoặc từng giai đoạn trong quy trình sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi hàng hóa một cách hiệu quả và dễ dàng.
Ai là người lập thẻ kho
Mẫu thẻ kho theo quy định của Nhà nước
Theo quy định hiện hành, có hai mẫu thẻ kho chính được sử dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC.
Mẫu thẻ kho theo thông tư 200
Mẫu thẻ kho theo thông tư 200
Mẫu thẻ kho theo thông tư 133
Mẫu thẻ kho theo thông tư 133
Hướng dẫn lập thẻ kho cho doanh nghiệp
Việc lập và sử dụng mẫu thẻ kho là nhiệm vụ của phòng kế toán. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể để lập thẻ kho hiệu quả:
- Thông tin cơ bản: Ghi rõ số kho, tên người lập thẻ và số tờ in thẻ kho.
- Tên sản phẩm: Cần ghi rõ tên loại hàng hóa, nguyên liệu cùng các thông tin liên quan như nhãn hiệu, yêu cầu chất lượng sản phẩm.
- Bảng ghi chép: Thiết lập bảng để ghi chép các thông tin như số thứ tự, ngày tháng, số hiệu phiếu xuất/nhập, và các hoạt động kinh tế phát sinh tại kho.
- Thông tin số lượng: Ghi nhận số lượng hàng hóa được nhập, xuất và lượng hàng còn lại sau mỗi lần xuất/nhập.
Ví dụ bảng thẻ kho đơn giản:
| STT | Ngày tháng | Hàng hóa | Nhập kho | Xuất kho | Tồn kho |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01/01/2023 | Sản phẩm A | 100 | 50 | 50 |
| 2 | 02/01/2023 | Sản phẩm B | 200 | 70 | 130 |
Cuối bảng có chữ ký của các bộ phận liên quan như quản kho và kế toán.
Hướng dẫn cách lập thẻ kho
Một số lưu ý khi lập thẻ kho
Để việc lập thẻ kho được hiệu quả, cần lưu ý đến một số vấn đề sau:
- Định rõ thông tin: Trước khi lập, cần xác định rõ thông tin cần ghi chép để tránh bỏ sót.
- Sử dụng hệ thống mã hóa: Sử dụng mã vạch hay mã QR giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong việc quản lý hàng hóa.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ: Để phát hiện kịp thời các sai sót trong số liệu.
- Tuân thủ quy định: Các nhân viên cần được hướng dẫn rõ ràng để đảm bảo quy trình được thực hiện chính xác.
Một số lưu ý khi lập thẻ kho
Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả, giảm thất thoát
Sắp xếp sản phẩm trong kho khoa học
Phân loại và sắp xếp sản phẩm một cách khoa học giúp nâng cao hiệu quả trong việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa. Nên đặt các sản phẩm thường xuyên sử dụng ở vị trí dễ tiếp cận.
Kinh nghiệm quản lý kho thành công
Kiểm tra thông tin hàng hóa, đầy đủ số lượng
Kiểm tra kỹ số lượng hàng hóa hàng ngày để đảm bảo sự chính xác. Việc này cần sự phối hợp giữa nhân viên kho và kế toán.
Phân phối trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên trong kho
Giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên giúp tăng cường sự chủ động và nâng cao ý thức làm việc của họ.
Phân phối trách nhiệm cho nhân viên
Thực hiện kiểm tra định kỳ kho hàng
Định kỳ kiểm tra kho hàng để phát hiện kịp thời tình trạng hàng hóa và điều chỉnh nếu cần.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm như bePOS giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót trong quy trình xuất nhập hàng hóa.
Sử dụng phần mềm bePOS quản lý kho
Kết luận
Thẻ kho là một tài liệu không thể thiếu trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc lập và duy trì thẻ kho một cách chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức và áp dụng hiệu quả thẻ kho vào hoạt động kinh doanh của mình.
Chắc chắn rằng việc quản lý kho hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thường xuyên cập nhật và theo dõi thông tin qua các thẻ kho, giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc trong tương lai. Hãy truy cập phaplykhoinghiep.vn để tìm hiểu thêm về các kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực khởi nghiệp.
